Bawaslu HSS Tingkatkan Pengelolaan Arsip Sesuai Jadwal Retensi Arsip

Kandangan – Bawaslu Kabupaten Hulu Sungai Selatan mengikuti Rapat Sosialisasi Pengelolaan Arsip Inaktif dan Pemusnahan Arsip Sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang diselenggarakan secara daring oleh Bawaslu Provinsi Kalimantan Selatan pada Rabu (29/7/2026). Kegiatan ini menjadi bagian dari upaya penguatan tata kelola kearsipan agar pengelolaan arsip di lingkungan Bawaslu dilaksanakan secara tertib, efektif, dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Sosialisasi yang diikuti oleh Bawaslu Kabupaten/Kota se-Kalimantan Selatan tersebut menitikberatkan pada pengelolaan arsip inaktif dan pelaksanaan penyusutan arsip berdasarkan JRA. Langkah tersebut bertujuan memastikan arsip yang telah habis masa retensinya dapat ditindaklanjuti melalui mekanisme yang sesuai, sekaligus mendukung penyelenggaraan administrasi yang lebih efisien, akuntabel, dan terdokumentasi dengan baik.

Dalam pemaparan materi, Iwan Setiawan dari Direktorat Penyelamatan Arsip Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menjelaskan bahwa pengelolaan arsip di lingkungan Bawaslu harus berpedoman pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, Peraturan ANRI, serta Peraturan Bawaslu Nomor 14 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip. Materi juga mengulas konsep arsip dan nonarsip, tata cara penataan arsip inaktif, penilaian nilai guna arsip, alih media (digitalisasi), hingga tahapan penyusutan dan pemusnahan arsip sesuai prosedur yang berlaku.  

Sosialisasi tersebut menegaskan bahwa pemusnahan arsip tidak dapat dilakukan secara langsung tanpa melalui tahapan yang telah ditentukan. Arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan harus telah habis masa retensinya sesuai JRA, tidak memiliki nilai guna, tidak berkaitan dengan penyelesaian suatu perkara, serta memperoleh persetujuan melalui mekanisme yang diatur. Sementara itu, arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan akan dipermanenkan atau diserahkan kepada lembaga kearsipan sesuai ketentuan yang berlaku.

Melalui kegiatan ini, Bawaslu HSS memperoleh penguatan pemahaman mengenai pentingnya pengelolaan arsip sebagai bagian dari akuntabilitas kelembagaan. Pengelolaan arsip yang baik tidak hanya menjaga ketersediaan informasi, tetapi juga mendukung efektivitas pelayanan administrasi, memudahkan penelusuran dokumen, serta menjaga memori kelembagaan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi pengawasan pemilu.

Koordinator Sekretariat Bawaslu Kabupaten Hulu Sungai Selatan, Herliani, mengatakan bahwa penguatan kapasitas di bidang kearsipan menjadi bagian penting dalam meningkatkan kualitas tata kelola administrasi di lingkungan Bawaslu.

"Pengelolaan arsip yang tertib merupakan bagian penting dari akuntabilitas kelembagaan. Melalui sosialisasi ini, kami memperoleh pemahaman yang semakin komprehensif mengenai pengelolaan arsip inaktif dan penyusutan arsip sesuai Jadwal Retensi Arsip, sehingga implementasinya di Bawaslu Hulu Sungai Selatan dapat berjalan sesuai ketentuan dan mendukung tata kelola administrasi yang lebih efektif," ujar Herliani.

Melalui keikutsertaan dalam kegiatan ini, Bawaslu HSS berkomitmen terus meningkatkan kualitas pengelolaan arsip sesuai ketentuan Jadwal Retensi Arsip sebagai bagian dari penguatan tata kelola organisasi. Langkah tersebut diharapkan mampu mendukung penyelenggaraan administrasi yang lebih tertib, efisien, akuntabel, serta menjaga keberlangsungan informasi kelembagaan secara berkelanjutan.